Cách sử dụng Pivot Table để phân tích dữ liệu và tạo báo cáo thống kê Excel

Khi mới sử dụng Pivot Table bạn có thể thấy nó khá đơn giản nhưng càng sử dụng bạn càng thấy nó phức tạp. Tính năng này rất hữu ích trong việc sắp xếp và làm cho dữ liệu dễ hiểu hơn, và ngay cả một người mới làm quen với Excel cũng có thể tìm thấy những điều giá trị từ công cụ này. Trong bài viết này, Share Kỹ Năng sẽ hướng dẫn bạn cách bắt đầu sử dụng Pivot Tables trong bảng tính Microsoft Excel.

Bước 1: Gắn nhãn cho các trường dữ liệu

Đầu tiên, chúng ta sẽ gắn nhãn cho dòng trên cùng để tổ chức dữ liệu tốt hơn khi áp dụng PivotTables ở các bước sau.

Gắn nhãn cho hàng trên cùng

Bước 2: Loại bỏ các dòng trống trong trang tính

Sau đó, chúng ta cần loại bỏ bất kỳ dòng trống nào trong trong trang tính. PivotTables vẫn hoạt động với các ô trống, nhưng nó sẽ không thể hiểu được cách tiếp tục với một dòng trống vì nó không có dữ liệu để dự đoán. Để xóa dòng trống bạn chỉ cần đánh dấu dòng đó và nhấp chuột phải, chọn “Delete”, rồi chọn “Shift cells up” để dồn hai hàng trên và dưới lại với nhau.

Loại bỏ các hàng trống

Bước 3: Chèn Pivot Table

Nhấp vào bên trong bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu. Trên tab “Insert”, nhấp vào “PivotTable”.

Chèn Pivot Table

Khi hộp thoại xuất hiện, hãy nhấp vào “OK”. Bạn có thể sửa đổi cài đặt trong hộp thoại Create PivotTable, nhưng thường là không cần thiết.

Tạo Pivote Table

Chúng ta có rất nhiều lựa chọn ở đây. Đơn giản nhất trong số này chỉ là nhóm các sản phẩm của chúng ta theo danh mục, với tổng số tất cả các giao dịch mua ở dưới cùng. Để thực hiện việc này, chúng ta chỉ cần nhấp vào bên cạnh mỗi hộp trong phần “PivotTable Fields”.

Để thực hiện các thay đổi với PivotTable, bạn chỉ cần nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong tập dữ liệu để mở lại thanh bên “PivotTable Fields”.

Sau khi mở, chúng ta sẽ dọn dẹp dữ liệu một chút. Trong ví dụ này, chúng ta không cần ID sản phẩm của mình là tổng, vì vậy chúng ta sẽ chuyển ID đó từ trường “Values” ở dưới cùng sang phần “Filters”. Chỉ cần nhấp và kéo nó vào một trường mới và thoải mái thử nghiệm tại đây để tìm định dạng phù hợp nhất với bạn.

chuyển tổng vào bộ lọc

Để xem ID sản phẩm cụ thể, chỉ cần nhấp vào mũi tên bên cạnh “All” trong tiêu đề.

xem mũi tên id sản phẩm

Menu thả xuống này là một menu có thể sắp xếp cho phép bạn xem từng ID sản phẩm riêng hoặc kết hợp với bất kỳ ID sản phẩm nào khác. Để chọn một sản phẩm, chỉ cần nhấp vào sản phẩm đó rồi nhấp vào “OK” hoặc chọn tùy chọn “Chọn Nhiều Sản phẩm” để chọn nhiều ID Sản phẩm.

Điều này tốt hơn, nhưng vẫn không lý tưởng. Thay vào đó, hãy thử kéo ID sản phẩm vào trường “Hàng”.

id sản phẩm thành hàng

Chúng ta đang tiến gần hơn. Giờ đây, ID sản phẩm xuất hiện gần với sản phẩm hơn, dễ hiểu hơn một chút. Nhưng nó vẫn chưa hoàn hảo. Thay vì đặt ID sản phẩm bên dưới sản phẩm, hãy kéo ID sản phẩm phía trên Mặt hàng bên trong trường “Hàng”.

di chuyển id sản phẩm

Điều này trông hữu ích hơn nhiều, nhưng có lẽ chúng ta muốn có một cái nhìn khác về dữ liệu. Vì vậy, chúng ta sẽ chuyển Danh mục từ trường “Hàng” sang trường “Cột” để có giao diện khác.

chuyển danh mục sang cột

Chúng ta không bán nhiều bánh cuộn bữa tối, vì vậy chúng ta đã quyết định ngừng cung cấp và xóa ID sản phẩm khỏi báo cáo của mình. Để làm điều đó, chúng ta sẽ nhấp vào mũi tên bên cạnh “Nhãn hàng” để mở menu thả xuống.

mũi tên hàng

Từ danh sách các tùy chọn, bỏ chọn “45” là ID sản phẩm cho món bánh cuộn bữa tối. Bỏ chọn hộp này và nhấp vào “OK” sẽ xóa sản phẩm khỏi báo cáo.

bỏ chọn hộp

Như bạn thấy, có một số tùy chọn để bạn thử nghiệm. Cách trình bày dữ liệu hoàn toàn tùy thuộc vào bạn, nhưng với PivotTables, thực sự không thiếu sự lựa chọn.

Trên đây là hướng dẫn đơn giản để bạn bắt đầu sử dụng Pivot Table để phân tích các dữ liệu của mình. Nó sẽ giúp bạn có những góc nhìn mới đối với tập dữ liệu vô tri mà bạn có. Chúc bạn thực hiện thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *